|
《墾丁國家公園管理處民意電子信箱（處長信箱）信件處理作業程序》
|
|
一、
|
為有效處理墾丁國家公園管理處（以下簡稱本處）民意電子信箱（處長信箱）信件，訂定本處理作業程序。
|
|
二、
|
本處民意電子信箱（處長信箱）帳號 。
|
|
三、
|
收信及轉信程序由本處行政室收文單位於上班時間上、下午各收信至少一次以上，並由行政室承辦人（或當天之代理人）轉信至相關各科室暨站主管信箱，轉信時並註明信件分類。
|
|
四、
|
民意電子信件依性質概分為下列三類：
|
|
|
|
第一類：
|
1‧各科室暨外站應於收信之次日起三個工作天內直接回覆民眾。
2‧來信事涉二個以上科室暨站者，各科室暨站應於收信之次日起三個工作天內回覆處長信箱。
3‧單純或涉及本處Q&A信件由各科室暨站單位回覆，並副知處長信箱。
|
|
第二類：
|
僅供研參而無需回覆。
|
|
第三類：
|
院長信箱、部長信箱及署長信箱交辦信件，各科室暨站應於收信之次日起二個工作天內回覆處長信箱，再由行政室收文單位彙整後回覆。
|
|
|
五、
|
各類信件第除三類之外，由各科室暨站主管依分層負自行決定陳奉核可後回覆或逕行回覆；回覆民眾來信，宜用語清晰易懂，並盡量親切、口語化。
|
|
六、
|
為促進本處民意電子信箱（處長信箱）信件之處理時效，各科室站主管請指派代理人一名， 負責收發電子信件、管制處理時效等；代理人異動時，應主動通知秘書室收文單位更新相關資料。
|
|
七、
|
信件如需改分，請於收信後次個工作天內通知本處長信箱。
|
|
八、
|
回信時如有必要，請註明承辦人及聯絡電話，以便利來信民眾進一步查詢。
|
|
九、
|
由行政室收文單位負責電子信件之列管與稽催，並針對逾期尚未辦結之信件通知各科室站 主管儘速辦理。
|