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作業處理程序
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    作業處理程序

      《墾丁國家公園管理處民意電子信箱(處長信箱)信件處理作業程序》

      一、

      為有效處理墾丁國家公園管理處(以下簡稱本處)民意電子信箱(處長信箱)信件,訂定本處理作業程序。

      二、

      本處民意電子信箱(處長信箱)帳號 。

      三、

      收信及轉信程序由本處行政室收文單位於上班時間上、下午各收信至少一次以上,並由行政室承辦人(或當天之代理人)轉信至相關各課室(組)暨站主管信箱,轉信時並註明信件分類。

      四、

      民意電子信件依性質概分為下列三類:

       

      第一類:

      1‧各課室(組)暨站課室站應於收信之次日起三個工作天內直接回覆民眾。
      2‧來信事涉二個以上課室(組)暨站者,各課室(組)暨站應於收信之次日起三個工作天內回覆處長信箱。
      3‧單純或涉及本處Q&A信件由各課室(組)暨站單位回覆,並副知處長信箱。

      第二類:

      僅供研參而無需回覆。

      第三類:

      院長信箱、部長信箱及署長信箱交辦信件,各課室(組)暨站應於收信之次日起二個工作天內回覆處長信箱,再由行政室收文單位彙整後回覆。

      五、

      各類信件第除三類之外,由各課室(組)暨站主管依分層負自行決定陳奉核可後回覆或逕行回覆;回覆民眾來信,宜用語清晰易懂,並盡量親切、口語化。

      六、

      為促進本處民意電子信箱(處長信箱)信件之處理時效,各課室站主管請指派代理人一名, 負責收發電子信件、管制處理時效等;代理人異動時,應主動通知秘書室收文單位更新相關資料。

      七、

      信件如需改分,請於收信後次個工作天內通知本處長信箱。

      八、

      回信時如有必要,請註明承辦人及聯絡電話,以便利來信民眾進一步查詢。

      九、

      由行政室收文單位負責電子信件之列管與稽催,並針對逾期尚未辦結之信件通知各課室站 主管儘速辦理。

      海灘插圖

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